Definisi
Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana
penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena
tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Dalam laporan berisi tentang
penyampaian informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau
tengah diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan
tindakan yang akan diambil.
Dasar-dasar laporan
Pemberi laporan
Laporan melibatkan orang atau pihak yang
memberikan laporan. Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia
yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Dapat pula dibuat oleh peorangan
atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahui walaupun
tidak diminta.
Penerima laporan
Yang menerima laporan adalah orang atau badan
yang menugaskan, atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan tersebut.
Tujuan laporan
Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada
hal-hal berikut: untuk mengatasi suatu masalah, untuk menagmbil suatu keputusan
yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, untuk
mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru dan
sebagainya. Pembuat laporan harus memperhatikan sungguh-sungguh tujuan laporan
ini, sehingga pengarahan, ilustrasi, dan perincian diarahkan secara tepat
kepada tujuan terakhir dari laporan itu.
Sifat laporan
Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa
yang baik dan jelas. Isi dari laporan harus diurutkan dan dikembangkan
sedemikian rupa sehingga dapat masuk akal. Fakta-fakta atau bahan-bahan yang
disajikan pelapor pun harus dapat menimbulkan kepercayaan, tertama bila pelapor
itu dimaksudkan untuk mengambil suatu tindakan tertentu. Selain itu
terdapat sifat-sifat laporan sebagi berikut:
· Laporan harus bersifat imajinasi.
· Laporan yang dibuat harus sempurna dan
komplit,yang berarti tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu
diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.
· Laporan juga harus disajikan secra menarik.
Macam-macam laporan
a) Laporan
beberbentuk formulir isian
Laporan yang berbentuk formulir isian biasanya
telah disiapkan blanko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yanga kana
dicapai. Laporan ini bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.
b) Laporan
berbentuk surat
Bila sebuah laporan tidak banyak mengandung
tabel, angka atau sesuatu hal lain yang digolongkan pada tabel dan angka, maka
bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Laporan
berbentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada
sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima
laporan. Jika penulis laporan mempergunakan bentuk surat dalam laporannya, maka
nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting,
seperti halnya dengan surat-surat lainnya.
c) Laporan
bebentuk memorandum
Laporan yang berbentuk memorandum (saran, nota,
catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih
singkat. Biasanya digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam
bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu
hubungan kerja dan seringkali bermanfaat utuka suatau laporan yang bersifat
formal.
d) Laporan
perkembangan dan laporan keadaan
Laporan perkembangan pada prinsipnya berbeda
dari laporan keadaan. Menurut arti laporan perkembangan adalah suatu macam
laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembanagn, perubahan yang
bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana
yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan. Sebaliknya laporan
keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan
kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
e) Laporan berkala
La[poran semacam ini selau dibuat dalam jangka
waktu tertentu. Dalam bentuk sederhan, laporan semacam ini dapat dibuat dalam
bentuk formulir-formulir isian, atau dalam bentuk memorandum.
f) Laporan
laboratoris
Tujuan laporan laboratoris adalah menyampaikan
hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakuakan dalam laboratoria. Oleh
sebab itu laporan ini seringkali memuat percobaan-percobaan yang telah
dilakukan. Kerangka laporan laboratoris:
· Halaman judul
· Obyek atau tujuan
· Teori (yang menyangkut teori mana yang
diterapkan)
· Metode (prosedur yang digunakan)
· Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini
dengan mempergunakan metode diatas
· Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam
percobaan
· Kesimpulan
· Apendiks
· Data asli
g) Laporan formal
dan semi formal
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi
persyaratan-persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan dibawah,sedangkan
nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur
seperti yang terdapat dalam buku-buku.
Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk
menetapkan apakah laporan merupakan laporan formal, adalah:
· Harus ada halaman judul
· Biasanya ada sebuah surat penyerahan
· Daftar isi
· Ada ikhtisar untuk mengawali laporan atau
abstrak
· Ada pendahuluan
· Bila ada kesimpulan dan saran biasanya diberi
judul tersendiri
· Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan
tingkat yang berbeda-beda
· Nada yang dipergunakan adalah nada resmi,
gayanya bersifat impersonal
· Jika perlu laporan formal dilengkapi dengan
tabel dan angka-angka
· Laporan formal biasanya didokumentasikan secra
khusus.
h) Laporan buku
Suatu macam laporan untuk kepentingan
pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Laporan buku bertujuan untuk
mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan,
serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan
buku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal, disamping
itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena ia tidak diperlukan
oleh penerima laporan. Karena itu cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut
: judul, pendahuluan (mencakup surat penyerahan dan pendahulan), isi laporan,
kesimpulan dan saran. Laporan buku tidak hanya berakhir dengan penyajian
ringkasan buku, tetapi diakhiri dengan kesimpulan.
Referensi dan sumber :
Gory Keraf, 1994, Komposisi, NTT : Nusa Indah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar